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I vostri file Excel con macro VBA, rifatti come applicazioni web

Preventivi, fatture, magazzino e pianificazione girano spesso su un file Excel che negli anni ha accumulato macro, form e fogli nascosti. Ricostruiamo quella cartella di lavoro come applicazione web con un vero database. I calcoli e la numerazione restano gli stessi, e più persone possono lavorare insieme senza sovrascrivere il lavoro degli altri.

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Perché adesso

Excel desktop esegue ancora il VBA, e Microsoft 365 continua a supportarlo. I limiti stanno altrove. Excel per il Web non permette di creare, eseguire o modificare macro VBA, quindi una cartella con macro salvata su SharePoint o OneDrive funziona solo se qualcuno la apre nell'app desktop. Office su Windows, inoltre, blocca per impostazione predefinita le macro nei file che arrivano da internet, allegati email compresi, e questo ferma di continuo il file quando lo si manda a un collega.

Excel 2021, con il resto di Office 2021, arriva alla fine del supporto Microsoft il 13/10/2026. Il rischio maggiore però di solito non è una data. È che la persona che ha scritto le macro cambi lavoro, e che nessun altro sappia quale foglio alimenta quale totale.

  1. Windows 10Fine del supporto Microsoft
  2. Excel 2021 e Office 2021Fine del supporto Microsoft

Cosa migriamo

Il file come lo usate davvero, comprese le parti che nessuno ricorda di aver aggiunto.

  • Formule e catene di calcolo

    Totali, IVA, sconti, listini, catene di CERCA.VERT e INDICE/CONFRONTA tra fogli. Risaliamo da ogni risultato ai dati di partenza e riproduciamo lo stesso calcolo nell'applicazione, arrotondamenti compresi.

  • Macro VBA

    Pulsanti che copiano righe, creano documenti, numerano le fatture, inviano email tramite Outlook o esportano file. La logica passa sul server e funziona allo stesso modo per tutti.

  • UserForm

    I form di inserimento creati nell'editor VBA, con i loro elenchi a discesa e i loro controlli. Diventano moduli web con gli stessi campi e le stesse verifiche.

  • Fogli usati come tabelle

    Elenchi clienti, articoli, listini e archivi dei documenti passati. Diventano tabelle con chiavi, così doppioni e buchi emergono all'inserimento invece che a fine mese.

  • Modelli e documenti stampati

    Il foglio impaginato come fattura, preventivo o documento di trasporto. Diventa un PDF generato dall'applicazione, con la stessa impaginazione e la stessa numerazione.

  • Collegamenti tra file

    File che leggono valori da altri file in rete, e l'abitudine di copiare e rinominare il file ogni mese o ogni anno. Tutto confluisce in un'unica applicazione con lo storico completo.

Come diventa la versione web

Esempio illustrativo, dati di fantasia

Una cartella di fatturazione con un form VBA, come potrebbe apparire in Excel 2003, e le stesse fatture in un'applicazione web.

Trascinate il cursore, oppure usate le frecce della tastiera.

Dove finisce ogni parte

Nel file Excel: Un foglio per ogni elenco (clienti, articoli)
Nell'applicazione web: Tabelle con chiavi e controlli all'inserimento
Nel file Excel: Formule tra fogli
Nell'applicazione web: Calcoli sul server, con gli stessi arrotondamenti
Nel file Excel: UserForm e pulsanti delle macro
Nell'applicazione web: Moduli web e azioni in base al ruolo di ciascuno
Nel file Excel: Il foglio della fattura o del preventivo
Nell'applicazione web: Documenti PDF con la stessa impaginazione e numerazione
Nel file Excel: Una copia del file per persona, mese o anno
Nell'applicazione web: Un'unica applicazione con tutto lo storico
Nel file Excel: Fogli protetti da password
Nell'applicazione web: Credenziali personali con ruoli, e traccia delle modifiche

Come si svolge la migrazione

  1. Analisi entro 48 ore

    Ci mandate il file Excel, con dati di prova se preferite, insieme agli altri file da cui legge o in cui scrive. Entro 48 ore vi rispondiamo con un report scritto: cosa fa oggi il programma, dove sono i rischi, come sarebbe organizzata la versione web, un prezzo fisso per un modulo pilota e una stima per il resto. È gratuita e non vi impegna a nulla.

  2. Modulo pilota

    Realizziamo una parte dell'applicazione su una copia dei vostri dati reali, di solito quella che si usa di più. Il vostro personale la usa nel lavoro di tutti i giorni prima che decidiate sul resto.

  3. Test automatici tra vecchio e nuovo

    Diamo gli stessi dati in ingresso al file Excel e alla nuova applicazione e confrontiamo ogni valore calcolato, fino al centesimo. Per ogni regola che troviamo scriviamo un test automatico che dà gli stessi dati in ingresso al vecchio programma e alla nuova applicazione e controlla che i risultati coincidano. Ricevete i risultati dei test.

  4. 30 giorni in parallelo

    Quando l'applicazione completa è pronta, il file Excel resta in uso accanto a essa per 30 giorni. Ogni differenza emerge mentre il vecchio programma c'è ancora, e la correggiamo all'interno del prezzo concordato.

Gli intoppi tipici, e come li gestiamo

  1. Codice che dipende da cosa è selezionato

    Le macro registrate si appoggiano spesso a Select, ActiveSheet e ActiveCell, quindi il risultato dipende dall'ultima cosa su cui l'utente ha cliccato. Prima di riscrivere qualsiasi cosa ricostruiamo cosa deve fare ogni macro e ve lo confermiamo per iscritto.

  2. Fogli nascosti e nomi definiti

    Aliquote, soglie e tabelle di riferimento stanno spesso in fogli nascosti o «molto nascosti», oppure dietro nomi definiti che puntano ad altri file. Li elenchiamo tutti nell'analisi, perché ognuno è una regola di business.

  3. Formule volatili e posizionali

    INDIRETTO, SCARTO e riferimenti come Foglio1!C14 dipendono da dove stanno le cose nella griglia. Una riga inserita nel posto sbagliato cambia un totale senza che nessuno se ne accorga. Nell'applicazione ogni valore ha un nome e un tipo, e il calcolo non dipende più dall'impaginazione.

  4. Date e numeri salvati come testo

    I valori incollati da altri sistemi arrivano spesso come testo, con giorno e mese in ordine diverso a seconda delle impostazioni internazionali del PC che li ha salvati. Controlliamo ogni colonna durante l'importazione ed elenchiamo le righe su cui serve una vostra decisione.

  5. Arrotondamenti e totali in virgola mobile

    Excel mostra due decimali ma calcola con più cifre, e la somma delle righe arrotondate non sempre coincide con il totale arrotondato. Concordiamo con voi quale regola vale, riga per riga o sul totale del documento, e i test di confronto la verificano su ogni documento.

  6. Automazione di altri programmi

    Le macro che pilotano Outlook, Word o una stampante PDF con CreateObject o SendKeys non possono funzionare fuori da una sessione desktop. Le sostituiamo con l'invio di email e la generazione di PDF sul server.

Prezzo e pagamento

Analisi

Gratuita

scritta, entro 48 ore

Modulo pilota

1.000–1.500 €

di solito, 50% all'inizio e 50% all'approvazione

L'analisi è gratuita. Se decidete di non andare avanti, il report resta a voi e non dovete nulla.

I prezzi sono fissi e concordati per iscritto prima di iniziare. Se il perimetro cambia, vi mandiamo un nuovo preventivo scritto e aspettiamo la vostra approvazione prima di fare il lavoro in più.

Per una migrazione completa puntiamo a stare dal 40 al 60% sotto il preventivo tipico di un'agenzia. Possiamo farlo perché siamo uno studio piccolo, senza uffici da pagare né rete commerciale.

Prezzi IVA esclusa.

Provate il calcolatore di prezzo

Una migrazione vera, verificata dai test

Northwind è il database di esempio che Microsoft distribuiva con Access, non un nostro cliente. Ne abbiamo migrato una copia pubblica in SQLite e PostgreSQL, confrontato ogni tabella e ogni query con l'originale tramite test automatici e costruito sul risultato un'applicazione web funzionante. Il caso di studio riporta i numeri, il report di equivalenza elenca ogni controllo.

Northwind è un database Access, ma per Excel VBA seguiamo lo stesso metodo: migrare, testare rispetto all'originale, far girare i due in parallelo.

Leggete il caso di studioAprite l'applicazione web (in inglese)

Report di equivalenza (in inglese) · Anteprima cliccabile e analisi di esempio (demo)

Domande frequenti

I calcoli daranno esattamente gli stessi risultati?

È a questo che servono i test di confronto: gli stessi dati entrano nel file Excel e nell'applicazione web, e ogni valore calcolato viene confrontato. Se il file stesso contiene un errore, ve lo mostriamo e decidete voi se mantenerlo o correggerlo.

Potremo ancora esportare in Excel?

Sì. Elenchi e report si possono scaricare come file Excel, così chi ama analizzare i dati in un foglio di calcolo può continuare a farlo. La differenza è che i dati stanno nel database.

Perché non usare semplicemente Excel per il Web o SharePoint?

Excel per il Web non esegue le macro VBA, quindi il file perderebbe proprio la parte che lo rende utile. Condividere il file, poi, non impedisce a due persone di modificare le stesse righe e non protegge regole che vivono in formule sovrascrivibili da chiunque.

La persona che ha scritto le macro non c'è più. Potete lavorarci lo stesso?

Sì. Il codice VBA è dentro il file, e lo leggiamo per intero durante l'analisi. Il report spiega con parole semplici cosa fa ogni macro, cosa che spesso è utile di per sé.

Quante persone possono usarlo nello stesso momento?

Più persone possono inserire dati insieme, ognuna con le proprie credenziali. Il database impedisce a due persone di salvare modifiche in conflitto sullo stesso record, cosa che un file condiviso non riesce a garantire.

Abbiamo diversi file simili, uno per anno o per sede. È un solo progetto?

Di solito sì. Li importiamo tutti in un unico database, così gli anni passati restano consultabili. L'analisi elenca le differenze tra le versioni su cui serve una decisione.

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